Organiser un événement n’est pas une tâche facile ! Choisir le lieu, planifier les sessions, gérer les intervenants, trouver le bon décor… Tous ces détails vont demander d’innombrables heures de temps de travail, de concentration, d’argent et de dévouement. Mais, les organisateurs d’événements n’ont pas le choix. Ils doivent passer beaucoup de temps sur chaque...
Organiser un événement n’est pas une tâche facile ! Choisir le lieu, planifier les sessions, gérer les intervenants, trouver le bon décor… Tous ces détails vont demander d’innombrables heures de temps de travail, de concentration, d’argent et de dévouement.
Mais, les organisateurs d’événements n’ont pas le choix. Ils doivent passer beaucoup de temps sur chaque détail pour que les participants puissent vivre une expérience qu’ils n’oublieront jamais.
Mais comment créer une telle expérience ? Tout simplement en demandant à vos participants ce qu’ils veulent avant l’événement.
Questionnaire avant l’événement
Que veulent vos participants ? Il est important de les sonder au cours des étapes de planification de vos sessions, afin de vous assurez qu’ils apprécient ce que vous proposez et qu’ils y attachent de la valeur.
Voici quelques questions que vous pourriez leur poser :
- A quels types de sessions aimeriez-vous assister ?
- Quels types d’intervenants aimeriez-vous rencontrer ?
- Avez-vous des allergies alimentaires ?
- Préférez-vous un événement le matin, l’après-midi ou le soir ?
- Jusqu’où êtes-vous prêt à voyager ?
- …
N’oubliez pas d’évaluer et d’animer votre événement pendant son déroulement.
Questionnaire pendant l’événement
Vous voulez vous assurer que vous engagez vos participants tout au long de votre événement. Utilisez un questionnaire pour poser aux particpants des questions relatives au thème de l’événement, aux speakers, au marché ou à une conférence précise.
Faites encore mieux ! Faites-les participer aux conférences en leur donnant la possibilité de poser des questions via smartphone ou tablette et affichez les résultats en temps réel sur grand écran.
Lorsque les participants verront les résultats, ils seront encore plus engagés dans l’événement parce qu’ils auront le sentiment d’avoir contribué à sa qualité et à son contenu.
Et pour terminer en beauté, vous devrez absolument savoir ce que les participants ont pensé de votre événement.
Questionnaire après l’événement
La seule façon d’évaluer réellement l’expérience vécue par vos participants est de collecter leur retour après l’événement. Cela est essentiel si vous voulez vous assurer que vos dépenses en valaient la peine, que vous comprenez ce que les participants aiment et n’aiment pas, et surtout, de recueillir des informations destinées à rendre le prochain événement meilleur.
Vous pouvez poser des questions telles que:
- Comment était l’intervenant ?
- Les séances ont-elles été instructives ?
- Avez-vous assisté à la session networking ?
- Que voudriez-vous voir l’année prochaine ?
- Comment évalueriez-vous le lieu de l’événement ?
- Avez-vous des commentaires ou des suggestions à propos de l’événement ?
- …
Recueillir des retours sur ce genre de questions vous aidera à déterminer si votre événement a apporté de la valeur ajoutée aux participants et s’ils comptent assister au prochain. Si vous demandez l’avis de vos participants, vous serez en mesure d’apprendre des « erreurs » que vous pourriez avoir fait pendant l’événement et comment vous pourrez les surprendre lors du suivant.
Recueillir les avis de vos participants est extrêmement important car ils représentent l’atout majeur de vos événements. Ils apprécieront que vous soyez à leur écoute et en recherche d’améliorations pour les satisfaire.
Si vous utilisez les données que vous collectez et mettez en place des actions destinées à optimiser l’expérience, vos prochains événements rimeront avec succès et réussite !
Vous souhaitez gérer la collecte de feedbacks des participants avant, pendant et après votre événement ? Une seule solution : Skeepers.