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Cómo escribir el correo electrónico perfecto para que tu cliente complete tu encuesta

Cómo escribir el correo electrónico perfecto para que tu cliente complete tu encuesta

Juanita Solano 24 August 2021

Cómo escribir el correo electrónico perfecto para que tu cliente complete la encuesta

24 de agosto de 2021

Cómo escribir el correo electrónico perfecto para que tu cliente complete tu encuesta

24 de agosto de 2021

El primer paso es elaborar la encuesta de satisfacción, luego una vez  has diseñado y elaborado el cuestionario deberás diseñar el correo electrónico perfecto que lleve a tu cliente a realizar la encuesta de satisfacción. La invitación debe ser corta, personal e ir a lo esencial. Para que sea lo más eficaz posible, debes incluir información clave.

Descubre en este artículo los 15 puntos claves para escribir el correo electrónico perfecto. Desde el Grupo Skeepers queremos que seas capaz de captar al cliente, para así, obtener la información que necesitas sobre tus productos y servicios. La información recopilada es un elemento clave a la hora de adaptar tu oferta y mantener la fidelización de tus clientes.

1 – El asunto del correo electrónico perfecto debe llamar la atención

Para destacarte dentro de la cantidad infinita de correos electrónicos que reciben tus clientes, puedes por ejemplo usar emojis. También, puedes personalizar el asunto de tu correo electrónico para involucrar a tus clientes incluso antes de que abran el email.

Comprueba que aparece el nombre de tu marca para que tus clientes sepan quién les está escribiendo. Por último, utiliza un objeto conciso que especifique directamente por qué estás escribiéndoles. 

Si les ofreces un descuento u otro incentivo al final de la encuesta, diles pues éste aumentará tu tasa de respuesta.

2 – Personaliza la introducción de tu correo electrónico

Una simple personalización con el nombre del cliente hará que inicies el mensaje con el pie derecho. Este es uno de los elementos esenciales para formular el correo electrónico perfecto.

Adapta el tono según la línea de comunicación de tu empresa o marca.

Ejemplos:

  • Estimado Sr. López,
  • Hola Sr. Antonio López,
  • Antonio,

3 – ¿Por qué reciben la invitación a tu encuesta?

Proporciona al cliente el contexto de la invitación. Explica por qué reciben una encuesta de satisfacción o por qué fueron seleccionados para responderla. Esto se anticipa a una preocupación común de los destinatarios de correo electrónico: ¿por qué he recibido esta solicitud?

Ejemplos:

  • Has recibido la invitación porque has realizado una compra en nuestra página web recientemente.
  • Te invitamos a participar porque eres un cliente valioso.

4 – No te auto elogies en el correo electrónico

En la introducción, algunas empresas redactan oraciones que hablan de lo grandiosas que son, del tipo:

“Somos el líder del mercado y brindamos un servicio de calidad. Podemos hacerlo aún mejor… »

Resiste el impulso de hacerlo. Esta frase no aumentará la probabilidad de respuestas y, lo que es peor, puede sesgarlas.

Sin embargo, si quieres escribir algo sobre tu marca, trata de mantener tu introducción lo más neutral posible.

5 – ¿Cuál es el propósito de la encuesta?

A continuación, hazles saber para qué y cómo se utilizará la información.

Recuerda que a los usuarios les importa mucho menos cómo pueden beneficiarse hoy de su participación, que los beneficios que pueden obtener personalmente de ella en un futuro.

Por lo tanto, asegúrate de resaltar el propósito y el valor del cuestionario para optimizar la tasa de respuesta.

Ejemplos:

  • Con el fin de proporcionarte una mejor experiencia, recopilamos tus comentarios sobre nuestro rendimiento durante tu última interacción con nosotros.
  • Comparte con nosotros tu opinión sobre tu compra y entrega. Tus respuestas nos permitirán satisfacer mejor tus expectativas.
  • Tus comentarios son esenciales para nosotros con el fin de satisfacer mejor tus expectativas.

6 – Proporciona una estimación del tiempo que se tarda en hacer la encuesta

¡Cuánto más corto mejor! En términos de un cuestionario de servicio al cliente debes dar una estimación precisa del tiempo promedio que se tarda en completarlo. Resiste el impulso deliberado de subestimarlo.

El cliente tendrá una mala imagen de tu marca si prometes una duración de 2 minutos y éste aún no ha completado el cuestionario después de 5-6 minutos. Esto es exactamente lo contrario del resultado que se desea.

Asegúrate, también, de dar una duración específica (y no general). Es mejor la encuesta tarda “4 minutos” a decir que tarda “unos minutos”.

Ejemplos:

  • Te agradecemos que hayas dedicado 1 minuto a este cuestionario.
  • Tiempo estimado para completar este cuestionario: 3 minutos.

7 – Incluye una información de contacto

Asegúrate de presentar una información de contacto en el mensaje.

Por experiencia, muy pocas personas la usarán para hacer preguntas, pero muchas se tranquilizarán al ver que pueden ponerse en contacto contigo cuando sea necesario.

Esto da credibilidad a tu invitación.

Ejemplo:

  • Si tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con (nombre de la persona) al (nº de teléfono) o por correo electrónico 

8 – El correo electrónico perfecto muestra el enlace directo a la encuesta

Esto es obvio, pero asegúrate de incluir un enlace directo a la encuesta y un llamado a la acción.

Algunas empresas utilizan una imagen para el enlace del cuestionario, pero ten en cuenta que un gran número de usuarios de correo electrónico ocultan las imágenes de forma predeterminada.

Si la imagen está bloqueada, será difícil que los clientes respondan.

Si utilizas este enfoque, asegúrate de proporcionar un vínculo de texto simple además de la imagen. Además, es importante que el vínculo tenga una buena cantidad de espacio libre a su alrededor para que no se pierda en el mensaje.

También puedes subrayarlo y / o ponerlo en negrita para que destaque.

Ejemplo:

  • Haz clic aquí para participar en nuestra encuesta.
  • Participo en la investigación
  • ¡Doy mi opinión!

9 – Agradece al cliente por completar la encuesta

El cliente te hace un favor al pasar tiempo para ayudarte a mejorar tu negocio. Hay que darle las gracias por este esfuerzo.

Un simple “Gracias” siempre será correcto.

Ejemplo:

  • Gracias por tus comentarios. Valoramos el tiempo que tardas y utilizaremos activamente tus comentarios para mejorar nuestros servicios.
  • Gracias de antemano por tu participación.

10 – Añade un bloque de firma al final del correo electrónico

Una invitación para responder a una encuesta de satisfacción siempre debe venir de una persona real, así que incluye en el bloque de firmas la firma de una persona real del equipo de atención al cliente.

Si la invitación está destinada a un gran número de clientes, puedes eliminar opcionalmente ciertos elementos (por ejemplo, el número de teléfono móvil).

A parte de eso, la firma debe ser similar o idéntica a tu firma de correo electrónico estándar.

11 – Cumple con la legislación vigente en materia de envío de correos electrónicos

Las leyes no son las mismas en diferentes países y tendrás que ser consciente de las diferentes consideraciones que tendrás que cumplir.

En general, en el contexto de una encuesta de satisfacción del cliente, se puede suponer que existe una relación comercial existente con el encuestado. Esto reduce a priori los problemas de SPAM que enfrentan muchos correos electrónicos de marketing. Sin embargo, siempre es bueno cumplir con los requisitos de marketing por correo electrónico de tu país con el fin de garantizar el respeto con los destinatarios.

12 – Especifica tu dirección postal

Debes incluir un texto claro que explique dónde te encuentras y una dirección postal válida de la empresa.

13 – Administra solicitudes de cancelación de suscripción

También se recomienda que incluyas un mecanismo para que los participantes anulen su suscripción a tu lista de correo.

14 — Integra todos los consejos anteriores en el correo electrónico

Todo lo que tienes que hacer es juntar y seguir todos estos consejos para construir el correo electrónico perfecto, para luego invitar a tu cliente a responder una encuesta de satisfacción del consumidor.

Ejemplo:

15 — Integra tu primera pregunta directamente en el correo electrónico perfecto

Con las soluciones de Skeepers, es posible integrar la primera pregunta directamente en el cuerpo del correo electrónico, lo que te permite aumentar significativamente la tasa de respuesta de tus encuestas.

De hecho, cada respuesta se registra tan rápido como el clic en el correo electrónico.  Esta pregunta se redirige al resto de tu cuestionario cuya estructura se conserva por completo. También tienes la opción de redirigir a la persona para que responda a esta primera pregunta en la página apropiada de tu cuestionario.

Por ejemplo, cuando se evalua el Net Promoter Score, si el encuestado es un detractor, puedes redirigirlo a la página de insatisfacción. Por el contrario, si es un promotor, tienes la posibilidad de redirigirlo a la página de satisfacción.

Estas soluciones te permiten integrar 5 tipos de preguntas en tu correo electrónico:

  • Tu Net Promoter Score como en el ejemplo a continuación:

El Net Promoter Score es un elemento esencial para entender y mejorar la satisfacción de sus clientes.

  • Emoticones
  • Las estrellas
  • Casillas de verificación
  • La lista por imagen

Esta característica está disponible ya sea enviando tu correo electrónico a través Skeepers, o enviándolo a través de una solución externa.

¡Todo lo que tienes que hacer es pulsar enviar!

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